Об утверждении положения об отделе архива администрации Камышинского муниципального района Волгоградской области

В целях исполнения Федерального закона от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и законом Волгоградской области от 19 апреля 2006г. № 1212-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области», руководствуясь статьями 21, 22 Устава Камышинского муниципального района, администрация Камышинского муниципального района Волгоградской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить положение об отделе архива администрации Камышинского муниципального района Волгоградской области.
2. Признать утратившим силу постановление администрации Камышинского муниципального района от 19.12.2018 г. № 1410-п «Об утверждении положения об отделе архива администрации Камышинского муниципального района».
3. Настоящее постановление подлежит официальному обнародованию путём официального опубликования.

Глава Камышинского муниципального района
Волгоградской области А.В. Самсонов

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрации Камышинского муниципального района Волгоградской области от 18.03.2025 г. № 279-п

ПОЛОЖЕНИЕ об отделе архива администрации Камышинского муниципального района Волгоградской области

1. Общие положения
2. 1 Отдел архива администрации Камышинского муниципального района (далее – отдел архива) создается для выполнения функции органов местного самоуправления в сфере архивного дела.
3. 2 Отдел архива является структурным подразделением администрации Камышинского муниципального района Волгоградской области без статуса юридического лица. Отдел архива имеет бланки с указанием своего наименования, а также печать со своим наименованием для удостоверения архивных справок, архивных копий, выписок, информационных писем, выполненных на основе архивных документов.
4. 3 Отдел архива в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Волгоградской области в сфере архивного дела, Уставом Камышинского муниципального района Волгоградской области, нормативно-правовыми актами органов представительной и исполнительной власти Камышинского муниципального района Волгоградской области, приказами, инструкциями, методическими указаниями Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, комитета культуры Администрации Волгоградской области и настоящим Положением.
5. 4 Положение об отделе архива утверждается Главой Камышинского муниципального района Волгоградской области и копия направляется в отдел по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области.
6. 5 Штатная численность и номенклатура должностей отдела архива устанавливаются Главой Камышинского муниципального района Волгоградской области.
7. 6 Финансирование и материально-техническое снабжение отдела архива осуществляется за счет бюджета Камышинского муниципального района Волгоградской области.
8. 7 Указания отдела архива по вопросам архивного дела обязательны на территории Камышинского муниципального района Волгоградской области для учреждений, организаций и предприятий муниципальной формы собственности, в результате деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
9. Основные задачи отдела архива Основными задачами отдела архива являются:
10. 1 Осуществление на территории Камышинского муниципального района Волгоградской области переданных государственных полномочий в сфере архивного дела в пределах своей компетенции.
11. 2 Обеспечение сохранности и государственный учет архивных документов и документов ликвидированных организаций, подлежащих постоянному хранению.
12. 3 Комплектование отдела архива документами Архивного фонда Российской Федерации, имеющими научно-историческое экономическое, политическое, социальное или культурное значение для населения Камышинского муниципального района Волгоградской области.
13. 4 Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве архивов представительных и исполнительных органов местного самоуправления Камышинского муниципального района, муниципальных унитарных предприятий, содействие другим организациям и гражданам, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
14. 5 Информационное обеспечение органов местного самоуправления, обеспечение прав граждан на доступ к архивным документам, организация использования документов.
15. Функции отдела архива Отдел архива в соответствии с возложенными на него задачами:
16. 1 Осуществляет хранение:  документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий;  документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности государственной власти и организацией, действовавших на территории муниципального образования и отнесенных к собственности Волгоградской области;  документов негосударственных организаций, общественных организаций и движений и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками, или владельцами на постоянное хранение в отдел архива на договорной основе;  документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства, действовавших на территории Камышинского муниципального района Волгоградской области;  фотодокументов, а также при наличии надлежащих условий кино-, фоно-, видеодокументов, отражающих прошлое и настоящее Камышинского муниципального района Волгоградской области;  печатных, иллюстрированных и других материалов, дополняющих фонды отдела архива;  учетных документов, архивных справочников и других материалов для осуществления практической деятельности отдела архива.
17. 2 Осуществляет государственный учет документов, принятых в отдел архива, представляет в установленном порядке учетные данные в отдел по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области.
18. 3 Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
19. 4 Разрабатывает списки организаций – источников комплектования отдела архива, представляет их на согласование в отдел по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области и на утверждение администрации Камышинского муниципального района Волгоградской области.
20. 5 Организует отбор архивных документов организаций – источников комплектования отдела архива для постоянного хранения и осуществляет их прием в отдел архива в соответствии с законодательно установленные сроками.
21. 6 Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию архивами записями воспоминаний, материалами фото-, кино- и видеосъемок знаменательных событий и мероприятий Камышинского муниципального района Волгоградской области.
22. 7 Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в отделе архива, в том числе автоматизированные информационно-поисковые системы с целью оперативного использования документной информации.
23. 8 Обеспечивает в установленном порядке ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования отдела архива.
24. 9 Осуществляет организационно-методическое руководство работой организаций – источников комплектования отдела архива, оказывает им необходимую помощь в вопросах организаций и методики работы с документами, проводит проверки состояния ведомственного хранения архивных документов.
25. 10 Рассматривает и согласовывает нормативно-методические документы организаций – источников комплектования отдела архива: Положение об экспертной комиссии, Положение об архиве, Инструкцию по делопроизводству, Номенклатуру дел.
26. 11 Осуществляет в установленном порядке:  рассмотрение и представление на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области поступившие от организаций – источников комплектования отдела архива описи дел постоянного срока хранения;  согласование описей документов по личному составу организаций – источников комплектования отдела архива (также описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в отдел архива).
27. 12 Информирует органы местного самоуправления, другие муниципальные организации и граждан о составе и содержании документов отдела архива, исполняет их запросы на документную информацию.
28. 13 Исполняет запросы юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, выдает архивные справки, заверенные копии архивных документов, выписки из них.
29. 14 Исполняет социально-правовые запросы юридических и физических лиц, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.
30. 15 Использует документы отдела архива в социально-экономических и культурных целях путем организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, проведение радио- и телепередач, публикаций архивных документов и материалов по ним в периодической печати.
31. 16 Проводит мероприятия по улучшению организации документов в делопроизводстве и их ведомственного хранения, по повышению квалификации работников, ответственных за делопроизводство и отдел архива.
32. 17 Разрабатывает для внесения в установленном порядке в представительный и исполнительный орган местного самоуправления проекты нормативных правовых актов в сфере отдела архива.
33. Права отдела архива Отделу архива представляется право:
34. 1. Представлять в администрацию Камышинского муниципального района Волгоградской области по всем вопросам, входящим в компетенцию работы отдела архива.
35. 2. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, необходимые сведения об организации документов в делопроизводстве, о состоянии ведомственных архивов.
36. 3. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках, проводимых администрацией Камышинского муниципального района Волгоградской области и ее структурными подразделениями в пределах своей компетенции, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
37. 4. Участвовать в работе ликвидационных комиссий с целью решения вопросов обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу, образовавшихся в деятельности ликвидируемых организаций.
38. 5. Вносить на рассмотрение администрации Камышинского муниципального района Волгоградской области предложения по развитию архивного дела, участвовать в их рассмотрении.
39. Организация деятельности отдела архива
40. 1. Отдел архива возглавляет начальник, являющийся муниципальным служащим, исполняющим свои обязанности в порядке, определенном законодательством о муниципальной службе, Трудовым кодексом Российской Федерации.
41. 2. Начальник отдела архива назначается на должность и освобождается от должности Главой Камышинского муниципального района Волгоградской области.
42. 3. Начальник отдела архива:  организует деятельность отдела архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций в сфере архивного дела Камышинского муниципального района Волгоградской области;  отчитывается о работе отдела архива и состоянии архивного дела перед Главой Камышинского муниципального района Волгоградской области и в установленном порядке перед отделом по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области.
43. 4. Деятельность отдела архива организуется в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации на основе годового плана работы, утвержденного Главой Камышинского муниципального района Волгоградской области по согласованию с отделом по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области.
44. 5. Обеспечение отдела архива помещениями, отвечающими условиями постоянного хранения документов, содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание осуществляется администрацией Камышинского муниципального района Волгоградской области. Средства на обеспечение указанных в настоящем пункте мероприятий осуществляется за счет бюджета Камышинского муниципального района Волгоградской области.
45. 6. При смене начальника отдела архива прием-передача дел и материалов производится комиссией, созданной распоряжением Главы Камышинского муниципального района Волгоградской области в состав которой входят: представители администрации Камышинского муниципального района Волгоградской области. Акт приема-передачи дел составляется в 2-х экземплярах, утверждается Главой Камышинского муниципального района Волгоградской области и один экземпляр представляется в отдел по работе с архивами комитета культуры Волгоградской области.

Управляющий делами М.С. Быкова